Quando estava fazendo pós-graduação no Rio de Janeiro, em 2006, fui apresentado a uma ferramenta Web que me auxiliou muito nos trabalhos em grupo. Nesta época, meu grupo era sempre formado por pessoas que moravam no Rio e alguns em Niterói. Eu viajava todo sábado para a faculdade, chegando sempre em cima da hora da aula, e retornava para a serra imediatamente após o seu término.

Por causa da distância, nunca nos reuníamos presencialmente, o que não era impedimento para trabalhamos em conjunto. Adotamos o Google Docs para realizarmos nossas tarefas. Com ele, podíamos interagir simultaneamente pelo editor de textos, criando juntos nossos trabalhos do curso. Paralelo ao texto sendo construído de forma colaborativa, ainda podíamos conversar através de uma janela de bate-papo.

Apesar de já existir desde 2005, o Google Docs não é muito conhecido, mesmo sendo totalmente gratuito. Hoje, esta suíte de escritório se chama Google Drive, e está presente também nos celulares e tablets, através de sua versão mobile.

A versão tradicional é executada direto do navegador, dispensando qualquer instalação de programas em seus computadores, e ainda nos livrando de alguns vírus. Consiste atualmente em um editor de textos semelhante ao Word da Microsoft, planilha eletrônica semelhante ao Excel, um editor gráfico, e um editor de apresentações parecido com o PowerPoint. Possui ainda um gerador de formulários, que permite a criação, por exemplo, de cadastros para serem preenchidos pela Internet.

Tudo o que é criado neste ambiente fica salvo no Google, ou seja na “nuvem”, com muito mais segurança que se estivesse no nosso próprio computador (falaremos sobre o que é essa tal “nuvem”, tipos, vantagens e desvantagens, em outro momento). Pode ser acessado de qualquer lugar, e permite que outras pessoas apenas vejam, ou vejam e alterem estes arquivos através de compartilhamento pela Internet.

Outro recurso interessante é que podemos fazer download do documento criado em diversos formatos, inclusive em PDF. Podemos ainda enviar diretamente por e-mail, ou compartilhar em diversas redes sociais.

Por serem simples de usar, muitas empresas incorporaram o Google Drive no seu dia a dia. A Universidade Estácio de Sá costuma disponibilizar desta forma documentos para nós, docentes e coordenadores. Além disso, lança mão com frequência dos formulários eletrônicos sempre que há necessidade de coletar dados. Na Uerj, criamos diversos documentos com informações sobre a configuração de nossa rede, tudo compartilhado para toda a equipe, funcionando como uma Intranet.

Quando estava na Prefeitura, redigia todos os memorandos e ofícios com o editor de textos do Google Drive. Aliás, é a forma como estou escrevendo este texto agora. Meus documentos estão digitalizados e salvos também no Drive. Se precisar de uma cópia, basta mandar imprimir de qualquer lugar.

Algumas pessoas mais exigentes podem dizer que são ferramentas limitadas. Eu afirmo que dificilmente alguém precisará de algum recurso que não esteja presente neste “pacote office”. Também é bastante seguro, pois existe a opção de exigir um código enviado por SMS para permitir o acesso por “computadores não confiáveis”.

Com tudo isso exposto, fica a dica de que devemos procurar sempre por ferramentas como esta, para nos deixar mais produtivos nas tarefas diárias, tanto como pessoas físicas, quanto como pessoas jurídicas.

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